** dla wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem do 10 tys. zł miesięcznie – dla nich obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2027 r.
* dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Krajowy System e-Faktur to uruchomiona przez Ministerstwo Finansów ogólnopolska platforma teleinformatyczna, która całkowicie zmienia sposób wystawiania, odbierania i przechowywania dokumentów księgowych. W odróżnieniu od dotychczasowych praktyk – papierowych faktur czy plików PDF przesyłanych e-mailem – opiera się na jednolitym formacie faktury ustrukturyzowanej (XML). Oznacza to, że każda faktura wystawiona w systemie ma ściśle określoną strukturę danych, nadawany numer KSeF i status „wystawionej” dopiero w momencie, gdy zostanie przyjęta do systemu. W ten sposób następuje pełna transformacja systemu fakturowania w Polsce.
(PDF lub wydruk papierowy)
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przebiega etapami, aby przedsiębiorcy mieli czas na przygotowanie się do zmian technologicznych i organizacyjnych. Najważniejsze daty to:
Warto pamiętać, że odbieranie faktur zakupowych/kosztowych z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe już od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od wielkości firmy. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca będzie musiał mieć dostęp do systemu od tego dnia. Do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowo lub elektronicznie), jeśli w danym miesiącu łączna wartość przychodu ze sprzedaży z podatkiem VAT (brutto) nie przekracza 10 000 zł. Limit ten dotyczy wyłącznie faktur wystawionych dla kontrahentów z NIP. Raporty miesięczne z kas fiskalnych nie są wysyłane do KSeF, ponieważ KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych (z NIP), a nie sprzedaży paragonowej.
Wyjątek stanowią faktury wystawione na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej – ich wystawianie w systemie pozostaje dobrowolne, a także paragony z NIP do kwoty 450 zł, traktowane są jako faktury uproszczone.
Proces zaczyna się od momentu, gdy przedsiębiorca tworzy fakturę w systemie zintegrowanym z KSeF (np. w oprogramowaniu komputerowym) lub poprzez Aplikację Podatnika KSeF na stronie ksef.podatki.gov.pl Każda faktura ustrukturyzowana powstaje w ujednoliconym formacie XML, zgodnym z wytycznymi Ministerstwa Finansów. System automatycznie nadaje dokumentowi numer KSeF, który pełni rolę cyfrowego identyfikatora.
Schemat działania KSeF podczas wystawienia faktury:
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania do KSeF. Jeśli wystawisz i wyślesz fakturę w dniu 10.10.2025 o godz. 14.31, to dokładnie ta data, godzina i minuta zostaną zapisane w systemie jako data wystawienia faktury w KSeF. Natomiast jeżeli wystawisz fakturę w dniu 10.10.2025 o godz. 14.31, ale nie wyślesz jej do KSeF, co czynisz np. 25.11.2025 o godz. 9.45 sprawi, że datą wystawienia faktury będzie 25.11.2025r.
To pozornie drobny szczegół, ale w praktyce ma ogromne znaczenie dla rozliczeń podatkowych i momentu powstania obowiązku VAT. Jeśli plik XML został wysłany do KSeF, przyjęty w systemie i końcowo fakturze został nadany numer identyfikujący ją w KSeF, oznacza to, że faktura weszła do obrotu prawnego. W związku z powyższym, jeśli w wystawionym dokumencie zidentyfikowano błędy, sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. W KSeF nie jest możliwe wprowadzanie zmian oraz anulowanie wystawionej faktury.
System KSeF umożliwia integrację z oprogramowaniem komputerowym. Firmy mogą skonfigurować swoje systemy tak, by proces wystawiania faktur elektronicznych przebiegał automatycznie: od generowania dokumentu po jego zapis w bazie danych KSeF.
Aby wystawić fakturę podatnik powinien uwierzytelnić się do swojego programu zintegrowanego z KSeF lub Aplikacji KSeF. Do metod uwierzytelnienia w systemie należy Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany (dla osób fizycznych), pieczęć kwalifikowana (dla innych podmiotów np. spółek jawnych, z o.o.) jak również certyfikat KSeF lub token (zarówno dla osób fizycznych jak i podmiotów niebędących osobą fizyczną).
Osoba fizyczna
Profil Zaufany
Podpis kwalifikowany
Certyfikat KSeF z PESEL
Token
Spółka
Pieczęć kwalifikowana
Certyfikat KSeF z NIP
Token
Kiedy faktura sprzedaży zostanie przyjęta do systemu, KSeF udostępnia ją kontrahentowi, który również ma dostęp do platformy lub odbiera fakturę za pośrednictwem własnego oprogramowania. Nie trzeba już wysyłać dokumentu e-mailem. Wystarczy, że obie strony mają uprawnienia do korzystania z KSeF. W przypadku faktury dla kontrahenta zagranicznego, nieposiadającego polskiego NIP, fakturę należy wystawić w KSeF ale przekazać kontrahentowi w dotychczasowej formie (PDF, e-mail).
Jednym z największych udogodnień nowego systemu jest możliwość przechowywania dokumentów elektronicznych przez 10 lat w infrastrukturze Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie dokumenty trafiają do centralnego repozytorium, w którym są archiwizowane.
Obowiązkowy system KSeF dla przedsiębiorców pełni również rolę pierwszej linii kontroli. Dlaczego? Bo automatycznie weryfikuje poprawność danych na fakturze, a w razie błędu odrzuca ją i informuje wystawcę o przyczynie. Najczęstsze przyczyny odrzutu to błędny format pliku XML, brak wymaganych pól (np. NIP kontrahenta) czy niespójność kwot VAT lub dat wystawienia. Dzięki temu pomyłki, które wcześniej mogły zostać wykryte dopiero podczas kontroli skarbowej, zostają wychwycone, zanim jeszcze faktura trafi do obiegu.
Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, może korzystać z KSeF w pełnym zakresie m.in. wystawiać i odbierać faktury, nadawać i odbierać uprawnienia. Podatnik, który jest osobą fizyczną (JDG), ma automatycznie przypisane pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF o charakterze właścicielskim. Jeśli podatnik nie jest osobą fizyczną, czyli np. prowadzi działalność w formie spółki, powinien pamiętać o złożeniu zawiadomienia ZAW-FA (jeżeli nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej). W zawiadomieniu wyznaczy osobę fizyczną, która w jego imieniu będzie korzystała z KSeF (może to być np. prezes spółki czy dyrektor finansowy lub inny pracownik).
Edyta
biuro@edra.pl
telefon: 570 070 315
Gabriela
gabriela@edra.pl
telefon: 570 070 315
Ewelina
ewelina@edra.pl
telefon: 570 070 315
Edra Biuro Rachunkowe
ul. Słowackiego 37
32-540 Trzebinia
Obserwuj nas na:
Wszelkie prawa zastrzeżone Edra © Polityka prywatności
